Elektronesch Dokumenter tëscht Organisatiounen: wéi heescht et schaffen?

Elektronesche Dokument Gestioun (Edm) - d'Spectateure Manéier Informatiounen iwwert de Gebrauch vun elektronesche Dokumenter mat virtuell Ënnerschreften baséiert ze deelen. Hien huet laang well am entwéckelte Länner vun der Welt als eng effikass Outil fir d'operationell Affär unerkannt ginn.

Häerz

Elektronesch Dokumenter tëscht Organisatiounen - eng Rei vun Prozesser fir schafen, Veraarbechtung, Administratioun, Transfermaart, Acquisitioun, Ënnerhalt, benotzen an Zerstéierung vun Dokumenter. All dës Prozesser sinn duerchgefouert no der Integritéit an Confirmatioun vun der Rezeptioun vun der Dokumenter Check.

Regele vum Dokument Circulatioun tëscht legal Entitéite ass vum Accord vun de Parteien duerchgefouert. Den Austausch vun Informatiounen ass vun heescht vun Telekommunikatioun Ariichtungen duerchgefouert, an op elektronesch Medien gespäichert Dokumenter. Regal Liewen vun der Comptabilitéit Informatiounen soll net dass méi wéi déi um legislative Niveau Formatioun ass.

Organisatioune ka mat all aner formell an informelle Dokumenter mat den Ënnerschreften vun de Participanten kommunizéieren. An der Affär Secteur och dëst vläicht: Rechnungen, Accorden, Rechnungen, Kontrakter, Accorden, Stänn, Uschléi, Muechten vun Affekot, etc. Informatiounen kann a Form vun Text, Tabelleform an Fichier'en iwwerdroen ginn.

Den Zweck vun der Aféierung vun EDI

Eng Viraussetzung fir d'Aféierung vun EDI kann:

• Reduktioun vun Iddi Aarbecht;
• Reduktioun vun Verloscht vun Dokumenter;
• "Duerchsichteg" Aarbecht mat Dokumenter;
• méi performant Nawell - Präisgi vun der Dokumenter bannent engem uginn Zäit, etc ...

Ënnert der Chemeschen Ziler kënnen wéi follegt identifizéiert ginn:

• der Zäit loung d'Dokument 10 mol ze Prozess.
• Reduktioun vun de Ausgabe Büro zu Halschent.

Elektronesch Dokumenter tëscht Organisatiounen: wéi et Wierker

Am Aklang mat Gewalt Gesetz, elektronesch Dokumenter tëscht Organisatiounen ass mat der Zoustëmmung vun deenen zwou Säiten gehaal. Fir Datenaustausch, ass et noutwendeg, datt all Participanten an d'Equipement vun de Bedreiwer verbonne waren. Nächst, brauch de Benotzer eng Demande ze schécken an d'Lëscht vun de Spiller ze sëtzen. No Confirmatiouns System Participanten kommunizéieren kënnen.

EDI Modul wäert hunn déi folgend Funktiounen zu Leeschtunge:

• Invitéieren Spiller ze realiséiert Daten.
• Generéiere eng Adress Buch.
• Integratioun mat Comptablesmethod Software wéi 1c.
• Zeechen an Dokumenter verschlëssele.
• Struktur Korrespondenz.
• Monitor de Status vun der Bréiwer.

Elektronesche Dokument tëschent Organisatioune gedroen Certificaten benotzt. Vernetzung zu engem Server an Authentifikatioun ass duerch eng perséinlech digital Zertifikat gesuergt. Elektronesch Ënnerschrëft ass fir all Benotzer vum System erausginn, op elektronesch Medien gespäichert geschützt a Token PIN code. De Benotzer muss hir Login Passwuert fir de perséinlechen Büro gitt. Nëmmen no dass ass et Accès op hir Dokumenter kréien.

Dat e Prozess vun realiséiert kann all Member vun der Organisatioun, fir de System ugeschloss. Ier Dir engem Dokument zum aneren Partei schécken, muss et mat elektronesch Ënnerschrëft ënnerschriwwen ginn. Dës Operatioun ass mat Hëllef vun "Comment" Programm gesuergt. D'Dokument ass via EDI geschéckt. Optraghueler Employé kritt Notifikatioun vun engem neien Dokument. Wann hien et acceptéiert, hien héichgehalen och t. Wann dir Ännerunge fir d'Dokument ze maachen wëllt, schaaft et seng nei elektronesch Versioun. Op Réalisatioun vun Redaktioun wëllt Dir mat der elektronescher Ënnerschrëft keng Ännerungen ze retten. D'Dokument ass dann un der counterparty op d'Ännerungen geschéckt. Wou néideg fir elektronesch passende Informatiounen maachen.

Wann Dir eemol wëllt nees Ännerungen maachen, dann déi ganz Prozedur ass erëm widderholl. Wann behaapt bis déi nei Versioun net präsent ass, ass den Dokument respektéiert. D'Finale ass Prouf als vun zwee elektronesch Ënnerschrëft ënnerschriwwen gin. Nz Dokument Versiounen op de Server gespäichert a si sinn fir z'iwwerfalen. Eemol d'Prouf de Status vun der aktueller ginn ass, derzou d'Dokument net schaffen ginn. Frustréiert Kontrakter de Status "Risiken" entscheet. Hei ass wéi elektronesch Dokumenter tëscht Organisatiounen ze maachen.

Equipement

Wat ass fir elektronesch Dokumenter tëscht Organisatiounen waren? Éischtens, musst Dir e Provider wielen a speziell Software ze installéieren Informatiounen zu realiséiert. Zweetens, mat wat mat all counterparty der Organisatioun E-Mail'en an Exercice gewëllt, braucht Dir d'zu Zeechen "Konventioun iwwert den Austausch vun elektronesche Dokumenter."

Et ass och néideg EDI Server op deen ze Buttek all d'Dokumenter gedoe. Et kann als Client Équipement, an "Wollek" Stockage ginn. Accès op Donnéeë vu baussent de System duerch d'Applikatioun, déi op der Ausrüstung der Organisatioun installéiert ass. Computer dÉxistenz Server ass iwwer HTTP- gemaach mat fakultativ SSL Dateverschlësselung 128. Zougang zu Dokumenter ass nëmmen duerch d'Interface vun der Applikatioun duerchgefouert an no der Authentifikatioun laanschtgoungen.

EDC Projet

Prozess Bekannte Projet kann aus e puer Méint bis e puer Joer lescht. Dauer hängt direkt op der Zuel vun de Prozesser, déi Bekannte, Ressource an Finanzkapazitéit vun der Organisatioun brauchen. D'Problematik Circuit EDC Emsetze wéi follegt:

• Kreatioun vun engem Aarbechtsgrupp agesat.
• Équipe vun Goaler, Termin a Budget.
• D'Etude vun bestehend Prozesser.
• Entwéckelen eng Aarbecht.
• Vyrob EDI System.
• Ënnerschreiwe vum Accord iwwert d'Ëmsetzung vun der int.
• Adoptioun vun der Regulatioun.
• Fëllung vum System Telefonsbicher.
• Personal Training.
• Zügeg virleefeg Tester.
• D'Publikatioun iwwert d'Ëmsetzung vun der int Uerdnung.
• Weiderentwécklung vun Software an Aarbecht Regelen.
• D'starten vum Pilot Projet.
• Voll-Skala Iwwergank zu EDI.

EDI Ëmsetzung Feeler

Am Prozess vun Bekannte vun den Dokumenter speziell Opmierksamkeet op d'Prozesser ginn soll an déi kritt d'Gesetz d'Präsenz vun engem Pabeier gouf verlaangt. Zweete Pabeier Dokumenter ass elektronesch onméiglech. Dës laang vill Ugrëff duerch d'Prozess vun Aarbecht a féieren eng negativ Astellung Bekannte am ganze Prozess. Fir d'Ëmsetzung vun enger duebel Aarbecht keen bezilt.

Am Prozess neien Reglementer vun Emsetze soll mat Dokumenter entwéckelt ginn ze schaffen, Zuch Personal, an nëmmen dann a voller Ëmsetzung engagéieren. Dëst kann nëmmen erreecht ginn, wann zu Mataarbechter de Virdeeler vun mat neien Technologien ze wäschen.

Aner populär Feeler - aarmséileg studéieren ze int Ufuerderunge. Wann de Benotzer eng unconfigured System ze schaffen an hunn, da Ënnerscheed Prozess EDI aus, dass an der Organisatioun ugeholl.

Elektronesch Dokumenter tëscht Organisatiounen: déi matbréngen an scheinbar

Virdeeler:

• Reduktioun der original Dokumenter vun Mail Käschten ze vir.
• Spuert gehat, fir de Stockage vun Dokumenter. Et ass alles an elektronescher Form gespäichert.
• Einfach ze benotzen. Hellewull vun der Dokument ass aus enger eenzeger Plaz gesuergt. Eng schnell Sich vun engem Dokument vun de Status gedroen (geschéckt kruten an akzeptéiert déi r. D.).
• Direktnoriichten Liwwerung. All Informatioune kritt an e puer Sekonnen op den Destinataire geschéckt.
• D'Dokument kann net op d'Dauer vun hirer Stockage an de System verluer an gin.

Nodeeler:

• Fir de Produit benotzt Dir musst eng Lizenz Kaf déi Sue kascht.
• Kommunizéieren oft nëmmen tëscht Participanten vum selwechte System.
• Elektronesch Dokumenter tëschent Organisatioune vun 1c oder all aner Software benotzt Ënnerscheed aus dem virdrun benotzt Schema. Mat der Aféierung vun der neier sind all Mataarbechter hunn Froen iwwert d'Behuelen vu Betrib.
• Technesch Equipement. Virun der Aféierung vun EDI Organisatioun brauch Equipement ze kafen an Personal ze preparéieren den neie System ze managen.
• Edm ass mat der elektronescher Ënnerschrëft gesuergt, der Validitéit vun deem ass 1 Joer. Et ass néideg fir Iwwerwachung an prompt der Certificaten update. Et ass och néideg d'Aktiounen vun Dréck Certificaten ze kontrolléieren, fir Problemer mat der Steier verhënneren.

legal Regulatioun

Wat muselfränkesch Akten elektronesch Dokumenter tëscht Organisatiounen reegelen? Russesch Gesetzgebung ëmfaasst de Bundesrot Law №63 «Op elektronesch Ënnerschrëft", d'Regelen vun der Dokumenter an der Bundesrepublik Tax Service sinn an der Reiefolg vun der Finanzministär Zuel MMV-7-2 / 168 ugemellt. Organisatiounen D'EDI tëscht Stänn op der Basis vun Finance № 50n. Konditioune vun der Primärschoul Comptablesmethod Dokumenter interchange am elektronesche Format an der Zuel Tax Service Uerdnung Federal matzebréngen MMV-7-6 / 36 @. All Opérateuren am Edm Prozess Aktivitéiten soll vum Uerde vum Bundesrot Tax Service № MMV-7-6 / 253 guidéiert ginn @.

"VLSI"

Elektronesch Dokumenter tëscht Organisatiounen "VLSI" gëtt Clienten déi folgend Virdeeler:

• Kann Dokumenter un all Organisatioun schécken, datt op d'Gebitt vun der russescher Federatioun ugemellt ass. Wann der counterparty net eng Partei fir de "VLSI" System ass, Kontakt der Employé einfach mat engem Vertrieder vun der Organisatioun an ass et schécken ze Invitatioun E-Mail an de System fir matzemaachen. Direkt no der Bestätegung den Austausch vun Informatiounen tëschent de Participanten ouni Zwëscheprodukter duerchgefouert ginn.
• Installéiert Software op engem Computer ass net néideg. Genuch eng aktuell Versioun vun ärem Browser an Internet Accès ze hunn.
• mat den Daten ze schaffen net e spezielle Programm brauchen. Wann de Rapport ursprénglech am drëtt-Partei Software, wéi 1c bereet war, ass et méiglech d'Integratioun mat "VLSI" System ze Konfiguratioun.
• D'Norm Form vum Dokument ass net virbereet. Dir kënnt Text, spreadsheet Fichieren, Biller schécken a sou op. D.

SKB "Kontur"

Eng vun den éischten Software Entwéckler an Russland ass och an der Versuergung vun Equipement, duerch déi d'elektronesch Dokumenter tëscht Organisatiounen engagéiert. "Contour" DiaDoc entwéckelt engem System duerch deen den Austausch vun elektronesche Dokumenter. Eng Fonktioun vun de System ass, datt den Zougang zu den Date kann während Ausland kritt ginn. Fir dëst Zil huet d'Firma an der Roaming Tariffer entwéckelt. Wann Wonsch Mono Zougang Daten duerch API.

Wat muss dir?

Ze konnektéieren EDI, brauchen Betriber ze kafen:

• lizenzéierte Software;
• Server;
• Upgrade Équipement;
• Zuch Personal;
• asëtzen an intégréieren ECM fir benotzen mat intern Uwendungen.

Esou Investitiounen brauchen fir Ëmsetzen der elektronescher Dokument tëscht der Organisatioun fir d 'Verbindung? Der Inclusioun vun de Käschte vun der technescher Ënnerstëtzung Consultatioun a Software Aktualiséierungen int - Déi zweet Etapp vun Investitiounen. Dës Käschten muss Mount ze bezuelen.

Konklusioun

Ze schounen Pabeier-baséiert E-Mail kënnt. Et verklengert net nëmmen d 'Käschten vun der Organisatioun de Prozesser ze Exercice, mä geet och d'Effizienz vun de Betrib als Ganzt. Fir EDI erfollegräich Fonctionnement, musst Dir haut d'Ziler an Ëmsetzung vun de System wuel, d'Equipement richteg ze ajustéieren.